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Organiser l’accueil et le planning des bénévoles

Maintenant que vous avez toutes les bases sur la réglementation concernant l’accueil des bénévoles, il va vous falloir estimer vos besoins humains, préparer le planning et les horaires, trouver des responsables et accueillir les bénévoles dans de bonnes conditions.

Le rétroplanning

La création d’un rétroplanning est essentielle à une bonne préparation car celui-ci vous permet de visualiser les tâches à effectuer tout en ayant un point de vue d’ensemble des deadlines. Ce document vous servira de base pour référencer toutes les actions à prévoir sur une période donnée. Le principe de cet outil est de fixer les dates auxquelles le “travail” doit être réalisé et répartir les tâches de chacun. Il aide également à construire une démarche de réalisation et permet de visualiser dans le temps les étapes de votre projet.

Estimation des besoins

Cette étape consiste à définir la charge horaire de travail journalière qui sera demandée aux bénévoles pendant toute l’exploitation (jours de réalisation de votre manifestation). Cela vous permettra également de définir le nombre de bénévoles attendus à chaque poste pour que votre événement fonctionne correctement.

Pendant la période de montage et démontage, vous pouvez plutôt travailler sur des journées entières que par créneaux horaires, mais à vous d’estimer le nombre de jours nécessaires en fonction du travail qu’il y a à fournir.

Il est important de pouvoir se demander quelles sont les limites de travail raisonnables pour un bénévole dans une journée et de garder une amplitude réaliste et objective, bien que cela change d’un poste à l’autre.

Pensez à ajouter quelques bénévoles supplémentaires sur votre liste afin d’ anticiper les abandons de postes, les personnes qui ne viendront pas, les personnes malades ou en incapacité de venir, etc…

Les responsables de pôles

Pour assurer le bon fonctionnement de chaque poste en permanence, il est nécessaire de désigner un responsable et un référent pour les bénévoles. Cette personne sera chargée du bon déroulement des missions relatives aux bénévoles sur chaque poste pendant l’événement. A titre d’exemple, voici quelques pôles que vous pouvez retrouver : catering, bars, stands, éco-team, billetterie, artistes, runs, camping, parking, régie technique, régie générale, bénévoles volants… Compte tenu du travail que cela représente, il est nécessaire de déléguer une partie des tâches aux responsables de chaque pôle. Chaque bénévole se retrouvera ainsi en contact avec son référent, qui eux-même transmettront les informations au responsable des bénévoles.

C’est un poste qui demande certaines responsabilités, les référents ont un rôle clé et doivent être autonomes, savoir encadrer des gens avec les épaules solides pour supporter la charge de travail.

 

Formulaire et recrutement

Pour le recrutement de vos bénévoles, si vous n’avez pas déjà une base de données des années précédentes, vous pouvez créer un formulaire à diffuser sur vos réseaux. En plus des informations essentielles, telles que l’identité, les disponibilités, le poste souhaité… Vous pouvez penser à des questions secondaires comme les expériences passées, les préférences alimentaires et allergies, s’ils souhaitent être en binôme…

Il peut être intéressant que vous leur demandiez s’ils ont des compétences particulières comme : CACES, Permis B, SSIAP, PSC1, etc… Cela vous permettra de plus facilement répartir les bénévoles par pôle en fonction de leurs compétences si vous ne pouvez pas respecter leur premier choix. N’oubliez pas également d’y inclure la convention de bénévolat que vous aurez préalablement écrit.

Le planning bénévole

Maintenant que vous avez fait le squelette des créneaux, estimé le nombre de bénévoles que vous avez besoin et commencer à les recruter, il est temps de faire le planning pour chaque pôle.

C’est la partie la plus longue et laborieuse, il vous faudra de la patience, de l’organisation et de la rigueur pour cette étape. Pour faciliter cette tâche, nous vous conseillons d’inscrire les bénévoles au fur et à mesure et de les référencer dans un tableau en fonction de leurs compétences respectives. Cela vous permettra de visualiser quelles caractéristiques ressortent majoritairement et quelles personnes seront plus adaptées à quel poste.

Communication

Une bonne communication est la clé du succès ! Vous pouvez régulièrement leur envoyer des newsletters pour les tenir au courant, cela vous permet aussi de maintenir vos équipes motivées. N’hésitez pas à également leur envoyer une check-list de l’essentiel du bénévole avec tout le matériel qu’ils doivent prévoir notamment pour le montage et démontage.

Chaque bénévole pourra recevoir la charte, le contact de son référent, son planning ainsi que sa fiche de poste avec toutes les missions qu’il devra effectuer.

Sécurité et règles de conduite

Au niveau de la sécurité, pour les postes les plus exposés, mais c’est valable pour tous, on vous conseille de mettre en place un plan de sécurité individuel. C’est un document à faire signer à vos bénévoles, leur indiquant l’ensemble des consignes de sécurité à respecter, port de chaussures de sécurité ou de casque pour ceux qui participent au montage de scène, sobriété pour les runners, etc…

Lors de l’arrivée des bénévoles, il est toujours bon de leur rappeler les règles de conduite que vous avez inscrit sur la convention de bénévolat. Notamment, que durant son temps de travail un bénévole ne doit pas être sous l’emprise d’alcools ou de stupéfiants, qu’il doit être à l’heure et respecter ces shifts, etc…

Accueil des bénévoles sur site

Sur votre site, il est conseillé de prévoir un espace dédié aux bénévoles, où ils pourront retrouver : un lieu de détente, leur camping, un point info avec leur planning et une permanence d’un responsable afin de vous poser des questions au besoin. Ce doit être un espace de convivialité, où ils peuvent se retrouver, discuter et se reposer.

Après l’événement

Il est essentiel de garder un lien avec vos bénévoles, se sont vos premiers ambassadeurs. N’hésitez pas à vous remettre en question, et après chaque évènement vous pouvez leur envoyer un petit mail/formulaire. Cela vous permettra de connaître les points forts et les points à améliorer concernant votre gestion des équipe.

Lors du démontage, une soirée avec les bénévoles pour les remercier est toujours bien appréciée.

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